1. Pengertian
Sebagian sub bagian
dari Bagian Akunting, bagian pengendalian biaya Bersama-sama sub bagian lain
menyiapkan laporan sesuai dengan tugas dan fungsinya setiap bulan. Khususnya di
bagian pengendalian biaya, laporan bulanan baru bisa mulai dibuat sehari setelah
selesai dilakukan inventori barang-baranng persediaan di Gudang dan semua area
(outlets) yang menyimpan makanan dan minuman.
Hari pertama inventori
dilakukan di bagian gudang, disusul kemuadian keseluruh area dapur, restoran,
bar, dan kamar-kamar. Oleh bagian pengendalian biaya, sisa barang persediaan
barang tersebut dihitung nilainya. Untuk kemudia nilai inventori akhir ini
dipakai sebagai dasar untuk menghitung beberapa nilai bahan-bahan makanan dan
minuman yang terpakai atau dijual di restoran dan bar hotel, dalam sebulan
penuh. Dengan diketahui nilai bahan makanan dan minuman yang terjual dalam
sebulan dan diketahui pula hasil penjualannya, maka akan segera dapat dihitung
foof cost dan beverage cost percentage bulan yang bersangkutan.
2. Menyiapkan/Membuat Laporan Akhir
Secara garis besar ada
tiga macam rekonsiliasi (Cost Reconciliation) harga pokok yang harus dibuatkan
oleh bagian pengendalian biaya sebagai laporan akhir, yaitu:
2.1 Menyiapkan Food Cost Reconciliation
2.2 Menyiapkan Beverage
Cost Reconciliation dan
2.3 Menyiapkan Materials
and Supplies Cost Reconciliation
Pada pembahasan berikutnya akan dijelaskan
mengenai bagaimana staf bagian pengendalian biaya menyiapkan/membuat laporan
akhir dengan mempergunakan lembar Food Cost Reconciliation dan Beverage Cost Reconciliation,
dengan cara membuat beberapa contoh soal/kasus. Selain membuat food and
beverage cost reconciliation akan diberikan pula sebagai contoh bagaimana
penggunaan lembar Materials & Supplies Cost Reconciliation1, dan dibawah
ini.
2.1 Rekonsiliasi
Harga Pokok Makanan (Food Cost Reconciliation)
Contoh soal:
Pada akhir bulan
Januari 2005 yang lalu, dilakukan inventori bulanan dibagian gudang dan
beberapa outlets antara lain di Main Kitchen, di Coffee Shop, di
Restaurant/Dining Room, di Bounquet dan di Pool Restaurant. Diperoleh hasil
inventori dari masing-masing area tersebut adalah sebagai berikut:
- Nilai investor
barang persediaan di gudang sebesar
Rp. 120.000.000,-
- Nilai investor
Main Kitchen 10.750.000,-
- Nilai investor di
Coffee Shop 865.000,-
- Nilai investor di
Dining Room -
- Nilai investor di
Banquet 775.000,-
- Nilai investor di
Pool Restaurant 427.000,-
Nilai invensori barang
persediaan dari masing-masing lokasi yang tersebut diatas adalah merupakan
“opening inventory” untuk bulan Februari 2005 (periode berjalan).
Dan pada akhir bulan
Februari 2005 ini, kembali dilakukan inventori di gudang dan di outlets
(disebut dengan closing inventory) dengan hasil sebagai berikut :
·
Nilai investori di gudang
Rp. 137.225.000,-
·
Nilai investori di Main Kitchen 8.120.000,-
·
Nilai investori di Coffee Shop 501.000,-
·
Nilai investori di Dining Room -
·
Nilai investori di Banquet 421.000,-
·
Nilai investori di Pool Restaurant 360.000,-
Pembelian barang persediaan (food purchase) selama
bulan Februari 2005 adalah sebesar Rp. 61.725.000,-
- Ditambah total
biaya/nilai minumam keras yang dipakai untuk memasak sebesar Rp. 178.000,-
(yang disebut dengan istilah beverage for cooking).
- Dikurangi biaya
makan untuk karyawan (Employees Dining Room/ staff canteen) sebesar Rp.
7328.200,-
- Dikurangi dengan
nilai house requisition (jumlah rekuisisi untuk rumah manejer atau tenaga
kerja asing) sebesar Rp. 2.750.000,-
- Dikurangi
nilai/biaya Administration and General (A&G) sebesar Rp. 835.000,- *)
- Dikurangi
nilai/biaya Advertising and Sales Promotion (A&P) sebesar Rp.
750.725,- **)
- Dikurangi biaya
dari jenis makanan yang dipakai atau ditransfr ke bar (food to bar)
sebesar Rp.181.000,-
- Dikurangi
nilai/biaya jenis buah-buahan untuk fruits baaket sebesar Rp. 105.702,-
- Dikurangi
nilai/biaya makanan untuk pemain music dan penyanyi (music &
entertainment) sebesar Rp. 1.725.000,-
*) ….A&G
adalah singkatan dari administration and general istilah yang dipakai oleh
manajemen apabila ada salah satu manager atau ekspatriat yang menjamu tamu
makanan direstoran atau bar, khususnya tamu dari Lembaga pemerintahan. Untuk
tamu-tamu semacam ini, check ata bill yang dipergunakan oleh kasir adalah Officer
Check, dengan diberi kode pada bill tersebut dengan tulisan A/G.
**) ….A&P
adalah singkatan dari advertising and sales promotion yaitu istilah yang
dipakai oleh manajemen hotel tersebut dalam menentukan pembebanan biaya yang
terjadi di restoran.
Apabila ada salah satu
manajer, ekspatriat atau bahkan pemilik hotel, yang menjamu tamu makan
direstoran atau bar, khususnya tamu dari Travel Agent atau Biro Perjalanan
Wisata, Agen-agen Penerbangan atau Airlines, dan tamu/staf dari hotel lain, dan
sebagainya.
Check atau bill yang
di pergunakan oleh kasir restoran untuk tamu-tamu semacam ini adalah Officer
Check, dan pada check/bill diberi kode dengan tulisan A/P.
Dari bagian Income Audit di Accounting Office
diperoleh informasi jumlah penjulan aktual/bersih makanan dari tanggal 1
Februari 2005 sampai dengan tgl 28 Februari 2005, adalah sebesar Rp.
96.370.604,- (Sembilan enam puluh juta tiga ratus tujuh puluh ribu enam ratus
empat rupiah).
Maka bentuk atau hasil laporan akhir berupa
food cost reconciliation untk bulan Februari 2005, dapat dilihat pada contoh
berikut.
OPENING INVENTORY
|
STORE ROOM
|
120,000,700
|
|
MAIN KITCHEN
|
10,750,000
|
||
COFFEE SHOP
|
866,000
|
||
DINING ROON
|
|||
BANGQUET
|
755,000
|
||
POOL RESTAURANT
|
427,000
|
||
TOTAL
|
132,817,700
|
||
PURCHASE
|
61,725,000
|
||
TOTAL AVAILABLE
|
194,542,700
|
||
CLOSING INVENTORY
|
STORE ROOM
|
137,225,000
|
|
MAIN KITCHEN
|
8,120,000
|
||
COFFEE SHOP
|
501,000
|
||
DINING ROOM
|
|||
BANGQUET
|
421,000
|
||
POOL RESTAURANT
|
360,000
|
||
TOTAL
|
146, 627,000
|
||
COST OF FOOD
|
|||
CONSUMMED
|
47,915,700
|
||
BEV. FOR COOKING
|
178,000
|
||
GROSS CONSUMPTION
|
48,093,700
|
||
LESS/CREDIT
|
|||
EDR.
|
7,328,200
|
||
HOUSE REQ.
|
2,750,000
|
||
A&G
|
835,000
|
||
A&P
|
750,725
|
||
FOOD TO BAR
|
181,000
|
||
FRUITS BASKET
|
105,702
|
||
MUIS C& ENTERT.
|
1,725,000
|
||
TOTAL
|
13,675,627
|
||
COST OF FOOD SOLD
|
34,418,073
|
||
TOTAL FOOD SALES
|
93,370,604
|
||
FOOD COST %
|
35.71
|
COST RECONCILIATION
FOOD
2.2 Rekonsiliasi
Harga Pokok Minuman (Beverage Cost Reconciliation)
Contoh soal :
Pada akhir Januari
2005 yang lalu dilakukan inventory akhir bulan di gudang dan dibeberapa outlet
anatara lain di Melati Bar, di Lobby Bar, di Room Service, di Mini Bar dan di
Pool Bar. Hasil Inventori minuman dari masing-masing area tersebut adalah sebagai
berikut :
·
Nilai investori persediaan minuman di gudang sebesar Rp. 225.000.000,-
·
Nilai investori di Melati Bar 25.010.000,-
·
Nilai investori di Lobby Bar 5.725.000,-
·
Nilai investori di Room Service 7.200.000,-
·
Nilai investori di Mini Bar 8.110.000,-
·
Nilai investori di Pool Bar
450.000,-
Nantinya nilai
inventori persediaan akhir diatas yaotu pada akhir bulan Januari 2005 tersebut
adalah merupakan “opening inventory” untuk bulan Februari 2005.
Dan pada akhir bulan
Februari 2005 ini kembali dilakukan inventori akhir bulan barang persediaan
minuman di gudang, dengan hasil sebagai berikut:
·
Nilai investori di gudang
Rp. 235.000.700,-
·
Nilai investori di Melati Bar 41.250.000,-
·
Nilai investori di Lobby Bar 6.825.000,-
·
Nilai investori di Room Service 9.275.000,-
·
Nilai investori di Mini Bar 421.000,-
·
Nilai investori di Pool Bar 750.000,-
Jumlah Pembelian
barang persediaan minuman (beverage purchase) selama bulan Februari 2005 adalah
sebesar Rp. 41.225.000,-
·
Ditambah nilai/biaya makanan yang dipakai di bar
sebagai hiasan/garnish maupun sebagai bahan jus (bar juices) sebesar Rp.
1.575.200,-
·
Dikurangi biaya minuman untuk karyawan (beverage
Officer Check nutuk manajer) sebesar Rp. 420.750,-
·
Dikurangi nilai/biaya house requisition (jumlah
rekuisisi untuk asing) sebesar Rp. 450.000,-
·
Dikurangi nilai/biaya Administration and General
(A&G) sebesar Rp. 1.500.000,- *)
·
Dikurangi nilai/biaya Advertising and Sales Promotion
(A&P) sebesar Rp. 810.000,- **)
·
Dikurangi nilai/biaya jenis minuman yang dipakai atau
ditransfer ke dapur untuk bahan memasak sebesar Rp. 178.000,- (beverage for
cooking)
Keterangan :
*) ….A&G adalah singkatan dari
administration and general istilah yang dipakai oleh manajemen apabila ada
salah satu manager atau ekspatriat yang menjamu tamu makanan direstoran atau
bar, khususnya tamu dari Lembaga pemerintahan. Check yang dipergunakan oleh kasir
adalah officer check.
**) ….A&P adalah singkatan dari
advertising and sales promotion yaitu istilah yang dipakai oleh manajemen
apabila ada salah satu manajer atau ekspatriat yang menjamu tamu makan
direstoran atau bar, khususnya tamu dari Travel Agent atau Biro Perjalanan
Wisata, Agen-agen Penerbangan atau Airlines, dan sebagainya. Check/bill yang
dipergunakan oleh kasir adalah Officer Check.
Dari bagian Income
Audit didapat informasi jumlah penjualan actual/net dari tanggal 1 sampai
dengan tanggal 28 Februari 2005 sebesar Rp. 42.750.500,- (empat puluh dua juta
tujuh ratus lima puluh ribu lima ratus rupiah).
Maka bentuk dari
laporan akhir beverage cost reconciliation dapat dilihat seperti contoh
berikut.
OPENING INVENTORY
|
STORE ROOM
|
225,000,000
|
|
MELATI BAR
|
25,010,000
|
||
LOBBY BAR
|
5,725,000
|
||
ROOM SERVICE
|
7,200,000
|
||
MINI BAR
|
8,100,000
|
||
POOL BAR
|
450,000
|
||
TOTAL
|
271,485,000
|
||
PURCHASE
|
41,225,000
|
||
TOTAL AVAILABLE
|
312,710,000
|
||
CLOSING INVENTORY
|
STORE ROOM
|
235,000,700
|
|
MELATI BAR
|
41,250,000
|
||
LOBBY BAR
|
6,825,000
|
||
ROMM SERVICE
|
9,275,000
|
||
MINI BAR
|
7,500,100
|
||
POOL BAR
|
750,000
|
||
TOTAL
|
300,600,800
|
||
COST OF BEVERAGES
|
|||
CONSUMMED
|
12,109,200
|
||
FOOD TO BAR
|
1,575,200
|
||
GROSS CONSUMPTION
|
13,684,400
|
||
LESS / CREDIT
|
|||
EDR.
|
420,750
|
||
HOUSE REQ.
|
450,000
|
||
A&G
|
1,500,000
|
||
A&P
|
810,000
|
||
BEV. FOR COOKING
|
178,000
|
||
…………
|
|||
TOTAL
|
3,358,750
|
||
COST OF BEV. SOLD
|
10,325,650
|
||
TOTAL BEV. SALES
|
42,750,500
|
||
BEVERAGE COST %
|
24.2
|
||
COST RECONCILIATION
BEVERAGE
2.3
Rekonsiliasi Harga Pokok Material dan Bahan (Materials & Supplies
Cost Reconciliation)
Untuk menyiapkan
laporan cost reconciliation materials & supplies, cara pembuatan dan
penyajiannya sedikit berbeda dengan cara membuat food cost reconciliation dan
beverages cost reconciliation, Membuat laporan
cost reconciliation materials and supplies dibuat terpisah-pisah lagi
menjadi beberapa reconciliation yang sesuai dengan jenis dari material dan
bahan, dan akan terlihat pada subsidiary account, antara lain :
·
Cost reconciliation kitchen supplies
·
Cost reconciliation
cleaning supplies
·
Cost reconciliation
guest supplies
·
Cost reconciliation
paper supplies
·
Cost reconciliation
printing and stationary
·
Cost reconciliation
laundry supplies
·
Cost reconciliation
promotion materials
·
Cost reconciliation
pool supplies
·
Cost reconciliation
engineering supplies
·
Cost reconciliation
vihicles & boat supllies
·
Cost reconciliation
paint and decoration
·
Cost reconciliation
electric bulb supplies
·
Cost reconciliation
gas for refrigeration
·
Cost reconciliation
medical supplies
·
Dan lain sebagainya.
Akan tetapi latihan
membuat laporan akhir cost reconciliation untuk barang-barang jenis Materials
& Supplies tidak diuraikan padV materi pelajarin ini, namun akan disusun
pada buku materi pelajaran tersendiri.
COST RECONCILIATION
PRINTING & STATIONARY
OPENING
INVENTERY
|
STORE ROOM
|
XXXX
|
|
PURCHASE
|
XXXX
|
||
TOTAL
AVAILABLE
|
XXXXXXXXX
|
||
CLOSING
INVENTORY
|
STORE ROOM
|
XXXXXX
|
|
TOTAL
CONSUMPTION
|
XXXXXXXXXX
|
||
CHARE TO :
|
|||
# 140 – 49
|
FO
|
XX
|
|
# 160 – 49
|
F&B
|
XX
|
|
# 170 – 49
|
SALES &
PROMT
|
X
|
|
# 210 - 49
|
A&G
|
XXXX
|
|
# 220 - 49
|
ENG.
|
XXXX
|
|
