Pengertian
Umumnya
setiap karyawan yang bekerja pada sebuah hotel berbintang mendapatkan beberapa
macam tanggungan yang disebut dengan istilah employee benefits. Salah satu tanggungan yang didapatkan setiap
karyawan hotel yang bekerja selama 8 jam sehari adalah dan tanggungan berupa
makan sekali dalam setiap shift dan
diambil pada saat istirahat makan, baik siang maupun malam.
Tanggapan makan ini nilainya berbeda-beda
disesuikan dengan jabatan karyawan dan tanggung jawab yang diembanya.
v Mencatat Biaya makan Karyawan
Ya dalam satu shift yang letak atau makannya ditentukan oleh manajemen hotel.
Sedangkan untuk karyawan tingkat penyelia (supervisor)
kebawah mendapat tanggungan makan pada tempat yang sudah disediakan yang
disebut dengan kantin karyawan employees
dining room atau staff canteen.
Pencatatan
biaya makan direstoran atau ditempat lainnya, memakai Restaurant check atau bill
yang disebut dengan officer check, sedangkan untuk karyawan tingkat bawah
dengan mempergunakan Meal Coupon.
Ø Restaurant
Checks
Pada sebuah restoran, misalnya Coffe Shop, biasanya disediakan dua
macam restoran check, yang satu
disebut dengan istilah Regular Check dan
yang satu lagi disebut dengan istilah Officer
Check.
Regular Check adalah
sejenis bill yang khusus dipakai oleh
restoran kasir untuk mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman atau
mencatat biaya makan dan minum tamu-tamu yang dating ke restoran itu. Sehabis
makan dan atau minum tamu-tamu tersebut akan meminta bill nya untuk dibayar. Pada akhir tugasnya, kasir restoran akan
menyerahkan semua restoran bill tadi (Regular check dan officer check) kepada
kasir kantor depan (Front Office Cashier),
sebagai laporan penjualan hari itu Guest
Bill tamu yang bersangkutan, dengan mmuemperhatikan beberapa hal yaitu:
nama tamu yang makan, nomor kamar dan tanda tangan tamu yang bersangkutan,
kemudian nilai atau biaya makan tamu.
Officer
Check adalah salah satu jenis restaurant check yang hanya dipakai untuk mencatat transaksi biaya
makan dan minum untuk staf pimpinan hotel yang bersangkutan atau karyawan
setingkat manajer dan asisten manajer.
Staf pimpinan setingkat
manajer dan asisten manajer, sehabis makan cukup membubuhkan tanda tangannya
saja diatas office check tersebut.
Oleh petugas kasir, semua officer check yang
tercatat dalam satu harim dikumpulkan dan dibukukan terlebih dulu kedalam hasil
penjualan hari itu dan kemudian dicatat secara khusus kedalam pos pembebanan “employees meals” atau officers check dan selanjutnya
diserahkan kebagian income audit.
Selanjutnya
oleh bagian pengendalian biaya dibebankan ke departemennya masing-masing
melalui laporan bulanan.
Contoh:
Diketahui total officer check untuk Mr. Blacky T, adalah sebesar Rp. 80.500,- dan food cost percentage pada laporan akhir food cost reconciliation bulan lalu
adalah 33.75 % maka harga pokok dari nilai officer
check Mr. Garsiano dapat dihitung dengan rumus sbb :
Rp. 80.500 x 33.75% = Rp. 25.701,-
Rumus ini berlaku pula untuk menghitung officer
check yang lainnya. Hasil dari penghitungan harga pokok ini, oleh bagian
pengendalian biaya, dipakai juga sebagai alat kontrol/pengendali terhadap
jumlah atau nilai tanggungan dari masing-masing staf setingkat manajer dan
asisten manajer, Tujuannya agar tidak melebihi dari anggaran atau budget yang
sudah ditetapkan oleh manajemen atau pemilik hotel.
Logika
manajemen untuk menilai tanggungan makan bagi staf tingkat manajer dan asisten
manajer adalah dua atau tiga kali lipat dari nilai tanggungan makan karyawan
tingkat penyelia sampai ketingkat bawah.
Contoh
soal:
Nilai tanggungan makan karyawan untuk tingkat supervisor kebawah adalah Rp. 5000,-/
sekali makan, maka nilai tanggungan makan karyawan tingkat manajer dan asisten
manajer adalah: 3 kali Rp. 5.000,- sama dengan Rp. 15.000,-
Atau:
3 x Rp. 5.000,- = Rp.
15.000,-
The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.
No :
01274
OFFICER CHECK
Location : Coffee shop
NO
|
DESCRIPTION
|
AMOUNT
|
1
|
Set Lunch
|
68.500,-
|
1
|
Bintang (s)
|
12.000,-
|
NAME
|
Mr. Blacky Toyali
|
ROOM #
|
DEPARTMENT
|
A/G
|
|
SIGNATURE
|
Blacky
|
|
DATE
|
31/1/2005
|
|
PLEASE
DO NOT PAY THIS CHECK
|
||
The Dedari Hotel & Spa.
NO
|
CHECK
NO
|
NAME
|
AMOUNT
|
COST
PRICE
|
RMKS
|
||
FOOD
|
BV
|
FOOD
|
BV
|
||||
1
|
1274
|
Mr
Blacky Toyah
|
68.500
|
12.000
|
23.119
|
2.582
|
GM
|
2
|
1275
|
Mr
Balbea
|
75.000
|
17.500
|
25.313
|
3.766
|
Cheff
|
3
|
1276
|
Mr
Hartawan
|
55.000
|
11.050
|
18.583
|
2.378
|
Housekeeper
|
4
|
1277
|
Mr
Deocariza
|
55.250
|
13.500
|
22.022
|
2.905
|
F/C
|
Dan
seterusnya
|
|||||||
Total
|
253.750
|
54.050
|
89.037
|
11.631
|
|||
Ubud, Bali Indonesia.
OFFICER CHECK
RECORD
Ø Kupon Makan (Meals Coupon)
Kupon
makan (meals coupon) adalah lembaran
berupa kupon yang dipakai oleh pegawai atau karyawan setingkat penyelia (supervisor) kebawah untuk mendapatkan
jatah makannya ditempat yang telah disediakan.
Untuk
mencatat dan sebagai alat kontrol bagi karyawan tingkat penyelia kebawah, yang
makan diruangan employees dining room,
oleh bagian oleh bagian akunting atau bagian pengendalian biaya, dipergunakan
sebuah formulir yang disebut dengan check
list form (dipergunakan oleh petugas checker)
dan sebuah kupon makan atau meals coupon yang
dipegang (dibawa) sendiri oleh masing-masing karyawan yang bersangkutan.
Contoh meal coupon.
Month Of :
|
||||||||||||||||||
Month Of :
|
||||||||||||||||||
MEAL
COUPON
|
||||||||||||||||||
31
|
1
|
1
|
||||||||||||||||
30
|
2
|
2
|
||||||||||||||||
29
|
3
|
3
|
||||||||||||||||
28
|
4
|
4
|
||||||||||||||||
31
|
27
|
5
|
5
|
|||||||||||||||
30
|
26
|
6
|
6
|
|||||||||||||||
29
|
25
|
7
|
7
|
|||||||||||||||
28
|
24
|
23
|
22
|
21
|
20
|
19
|
18
|
17
|
16
|
15
|
14
|
13
|
12
|
11
|
10
|
9
|
8
|
8
|
27
|
26
|
25
|
24
|
23
|
22
|
21
|
20
|
19
|
18
|
17
|
16
|
15
|
14
|
13
|
12
|
11
|
10
|
9
|
Setiap Karyawan yang masuk
dan makan di kantin karyawan harus menyodorkan lembar meal coupon atas namanya sendiri untuk dilakukan pencoretan atau
pemberian tanda silang pada tanggal dan bulan yang bersangkutan. Setelah kupon
makan dicoret silang, kemudian oleh penjaga segera dicatat lagi kedalam
formulir check list form sesuai
dengan departemen atau bagiannya masing-masing.
The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.
STAFF CANTEEN
CHECK LIST
Meal Time : L D S
Location : Staff Canteen Date : 1 Jan 2005
NO
|
Department
|
Check
|
Total
|
1
|
Front
Office
|
||
Reception
|
lllll lllll lll
|
13
|
|
Telp. Operator
|
lllll lllll
|
10
|
|
2
|
Food
& Bev
|
||
Room Service
|
lllll ll
|
7
|
|
Restaurant
|
lllll lllll lllll lllll lllll l
|
26
|
|
Kitchen
|
lllll lllll lllll
|
15
|
|
3
|
Laundry
|
lllll ll
|
7
|
4
|
House
Keeping
|
||
Room Boy / Maid
|
lllll lllll lllll lllll lllll lllll llll
|
34
|
|
Order Taker
|
lllll lllll lll
|
13
|
|
Florist
|
lllll ll
|
7
|
|
5
|
HRD
|
||
Personnal
|
lllll l
|
6
|
|
Security
|
lllll ll
|
7
|
|
Clinic
|
lll
|
3
|
|
6
|
Sales
and Marketing
|
lllll ll
|
7
|
7
|
Administration
& Gen
|
lllll lllll l
|
11
|
8
|
Engineering
|
lllll lllll llll
|
14
|
9
|
Others/outsider
|
-
|
|
GRAND
TOTAL
|
185
|
Checker :
Tanda Tangan.
Accounting Dept.
v Menghitung Harga Pokok
Makanan Karyawan
Oleh
Manajemen atau pemilik hotel, harga pokok makanan karyawan (Cost Per Meals)
setiap porsi untuk makan karyawan tingkat penyelia kebawah, nilainya sudah
ditetapkan sebelumnya. Penetapan harga pokok makanan di kantin ini biasanya
disesuaikan dengan harga makanan per porsi yang berlaku pada umumnya di warung
nasi atau restoran kecil yang cukup bagus/standar. Misalnya, harga satu piring nasi campur dibeberapa warung
yang cukup baik adalah Rp. 5.500,-/prsi maka manajemen hotel akan menepatkan
pula harga pokok makanan karyawan sebesar itu. Oleh karena itu, kepala bagian
dapur di kantin karyawan harus mampu menyiapkan makanan yang setelah dihitung
pada resep, harga pokoknya tidak boleh lebih dari Rp. 5.500,-
Untuk melebih memperjelas mengenai cara menghitung
dan mengendalikan harga pokok makanan karyawan, maka dibawah ini akan diberikan
contoh soal atau kasus, sebagai berikut :
Sejak
beberapa bulan lalu manajemen atau pemilik The
Dedari Hotel & Spa sudah menetapkan harga pokok makan untuk karyawan di
kantin adalah sebesar Rp.. 5.500,- per pokok.
Pada hari ini, Selasa 11 Januari 2005 menu
dikantin karyawan adalah seperti yang terlihat pada halaman 109.
|
MENU, SELASA 11 JANUARI
@ Nasi Putih
@ Perkedel Kentang
@ Semur Daging Sapi dan Ayam
@ Sayur Lebu Jepang
@ Sambal Pedas
@ Teh Manis
@ Kopi Tubruk
@ Pisang Goreng
|
Pada
tanggal tersebut diatas, kepala dapur (cheff)
kantin karyawan akan membuat beberapa lembar formulir permintaan barang (storeroom
requisition) ke gudang dan setelah dihitung oleh bagian pengendalian biaya,
jumlah nilai seluruh pemakaian bahan pada tanggal 11 Januari, 2005 adalah
sebesar Rp. 878.925,- sedangkan total karyawan yang tercatat makan di kantin
selama satu hari penuh (jumlah yang makan petugas pagi, jumlah yang makan petugas sore dan jumlah makan petugas malam)
adalah sebanyak 185 orang.
Untuk mendapatkan harga pokok makan
karyawan per-porsi dapat dihitung dengan mudah yaitu: jumlah semua store
requisition dibagi dengan total
karyawan yang makan pada hari itu, maka didapatkan harga pokok makan
karyawan per porsi pada hari itu pula.
TLCV
185
Actual
Cost/Meals adalah : 4.750,-
|
TLR = TOTAL REQUISITION
TLCV = TOTAL
COVERS
CPM = COST PER MEALS.
Melihat
hasil perhitungan diatas, dengan didapatkannya harga pokok makanan karyawan
sebesar Rp. 4.750,- per-porsi, menunjukkan bahwa nilai actual cost per meals
masih berada dalam batas wajar atau
masih dapat dikendalikan, karena
berada dibawah harga pokok makanan yang ditetapkan oleh manajemen.
Harga
pokok makanan karyawan inilah yang harus dijaga agar setiap harinya berkisar
antara Rp. 4.750,- sampai dengan Rp. 5.500,- saja, sampai pada akhir bulan
bersangkutan bahkan kalau bisa sampai pada periode akhir tahun yang
bersangkutan.
Dari laporan/
rekonsiliasi ini akan kelihatan berapa jumlah makan karyawan dari masing-masing
departemen atau bagian, setiap bulannya.
Contoh Soal,
Diketahui:
v Hasil
Inventori awal (opening inventory)
bahan makanan di area kantin karyawan adalah:
·
Di canteen store sebesar Rp. 3.750.859,-
·
Di EDR Kitchen adalah sebesar Rp. 1.750.855,-
·
Jumlah pembelian
langsung (Direct Purchased) bahan
makanan untuk kantin karyawan selama bulan Januari 2005 adalah sebesar Rp.
26.500.450,-
·
Sehingga didapatkan
jumlah keseluruhan (total available)
nilai bahan makanan yang tersedia dikantin karyawan pada bulan Januari 2005,
yaitu Rp. 3.750.859,- + Rp. 1.750.855,- + 26.500.450,- = Rp. 32.002.164,-
v Hasil Inventori akhir atau closing inventory bahan makanan di
kantin karyawan adalah :
·
Di canteen store
sebesar Rp. 2.100.255,-
·
Di EDR Kitchen sebesar
Ep. 3.450.250,-
Sehingga
jumlah bahan makanan yang dikonsumsi (cost
of good consummed) di staff canteen dapat dihitung sebagai berikut: Rp. 32.002.164
– Rp. 2.1000.225 – Rp. 3.450.250 = Rp. 26.451.689,-
Misalnya
hasil rekap check list dalam satu bulan didapatkan total karyawan yang makan di
staff canteen sebanyak 5.570 orang (jadi rata-rata karyawan yang makan dalam
satu hari adalah: 185 orang) maka untuk menghitung nilai makanan karyawan
per-porsi adalah: Rp. 26.451.689: 5.570 = Rp. 4.750,- per-porsi.
Jumlah
ini masih dalam batas wajar artinya nilai harga pokoknya tidak melebihi dari anggaran yang telah
ditentukan oleh manajemen hotel. Setelah didapatkan harga per-porsinya,
selanjutnya dilakukan pembebanan (di-charge) kepada masing-masing bagian atau
departemen sesuai dengan jumlah stafnya yang makan dikantin karyawan.
Dari
hasil perhitungan/ rekapitulasi untuk masing-masing departemen,didapatkan angka-angka
sebagai berikut:
Karyawan Front
Office 840 orang
Food & Beverage 1.460 orang
Laundry 210 orang
Housekeeping 1.620 orang
Human Resources 480 orang
Sales & Mrktng 210 orang
Adm, & General 330 orang
Total
= 5.570 orang
Selanjutnya,
untuk menghitung nilai dari staf yang makan masing-masing departemen ini
dikalikan dengan harga pokok per-porsi makanan, maka diperoleh perhitungan
sebagai berikut :
Front Office 840 X 4.750,- = Rp.
3.990.000,-
F & B 1460 X 4.750,- = Rp.
6.935.000,-
Laundry 210 X 4.750,- = Rp 997.500,-
Housekeeping 1620 X
4.750,- = Rp. 7.695.000,-
HRD 480
X 4.750,- = Rp. 2.280.000,-
Sales 210 X 4.750,- = Rp. 997.500,-
Adm & General 330 X 4.750,- = Rp. 1.567.500,-
Total = Rp. 26.457.500,-
Apabila dari
perhitungan diatas, terjadi sedikit perbedaan atau selisih jumlah/ angka, itu
semata-mata disebabkan karena terjadi pembagian angka ganjil saja. Hal tersebut
tidak perlu dipermasalahkan, karena pada akhirnya perbedaan jumlah/ angka
tersebut bisa dibebankan langsung (ditambahkan saja) kepada salah satu bagian
atau departemen yang karyawannya kelihatan paling banyak.
Misalnya selisih
jumlah tersebut dibebankan saja ke departemen Food & Beverage, sehingga jumlah keseluruhannya menjadi
seimbang (balance).
The Dedari Hotel & Spa
Ubud, Bali – Indonesia
EMPLOYEES
MEAL
COST RECONCILIATION
Month of : January 2005
OPENING INVENTORY
|
EDR STORE
|
3,750,859
|
|
EDR KITCHEN
|
1,750,855
|
||
TOTAL
|
5,501,714
|
||
DIRECT PURCHASED
|
26,500,450
|
||
TOTAL AVAILABLE
|
32,002,264
|
||
CLOSING INVENTORY
|
EDR STORE
|
2,100,225
|
|
EDR KITCHEN
|
3,450,250
|
||
TOTAL
|
5,550,475
|
||
COST OF GOOD
|
|||
CONSUMMED
|
|||
TRF FROM MK
|
|||
TRF TO :
|
|||
NET FOODS
|
|||
CONSUMMED
|
26,451,689
|
||
CHARGE TO :
|
|||
FRONT OFFICE
|
510 - 45
|
3,990,000
|
|
HOUSEKEEPING
|
515 - 45
|
2,280,000
|
|
FOOD & BEVERAGE
|
530 - 45
|
6,931,000
|
|
LAUNDRY
|
550 - 45
|
995,500
|
|
A & G
|
580 - 45
|
1,571,500
|
|
SALES & MARKT.
|
610 - 45
|
997,500
|
|
MAINTENANCE
|
700 - 45
|
1,990,500
|
|
P.T.E.R
|
900 - 45
|
7,695,000
|
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar