BAB 5 - KERJASAMA dengan DEPARTEMEN LAIN

 1. Gudang (Storeroom)

            Kerjasama antara staf bagian pengendalian biaya dan staf bagian gudang sudah dimulai sejak saat dilaksanakannya pengecekkan harga atau seleksi harga dari beberapa rekanan (min 3 daftar harga dari rekanan yang berbeda) yang tercantum pada formulir permintaan pembelian barang (purchase requistion), yang bertujuan untuk memilih harga bahan yang termurah dari ketiga rekanan tersebut.

            Kerjasama lainnya terlihat pada saat dilaksanakannya inventori setiap akhir bulan, yaitu mencatat dan menghitung sisa barang persediaan di gudang. Jenis barang-barang persediaan yang dicatat dan dihitung ialah: bahan makanan, minuman, dan bahan material dan supplies lainnya. Pada saat inventori dilaksanakan, staf pengendalian biaya dan staf gudang akan mencocokkan terlebih dahulu angka terakhir pada kartu masing-masing barang. Jika terjadi selisih/perbedaan jumlah akhir maka akan dilakukan pemeriksaan kembali semua transaksi pengeluaran barang dari gudang. Setelah didapatkan hasil atau angka yang sama antara kartu barang gudang dengan kartu barang dibagian pengendalian biaya (cardex), barulah kemudian dilakukan perhitungan terhadap kenyataan fisik barangnya.

            Setelah disimpan beberapa waktu lamanya, ada saatnya barang/bahan persediaan  di gudang terutama bahan makanan jenis cepat rusak (perishable) dan makanan jenis sembako (groceris) akan membusuk, rusak atau kadaluwarsa. Kerusakan bahan makanan tersebut kemungkinan disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya adalah:

·         Pendingin atau pengatur suhu yang tidak baik.

·         Perawatan atau penyimpanan barang yang kurang baik.

·         Penempatan barang yang tidak sesuai dengan prosedur, ataupun karena alasan lainnya.

Pada waktu dilakukan inventori setiap bulan di gudang oleh bagian pengendalian biaya ditemukan barang persediaan yang rusak, maka akan dicatat kedalam formulir Write Off Items. Form ini akan dilaporkan ke bagian pengendalian biaya dan ditembuskan ke bagian food & beverage, selanjutnya akan dikeluarkan dari “pencatatan” sebagai barang persediaan.

Formulir write off ini menjelaskan tentang barang-barang yang rusak, nomor kode barang, kuantitas/jumlah barang, harga per unit, nilai kerusakan dan lain sebagainya. Sebelum form ini diserahkan kepada bagian pengendalian biaya, harus meminta persetujuan Store Manager dan Executive Cheff terlebih dahulu dengan cara memperlihatkan langsung bahan atau barang yang rusak dan sudah tidak bisa terpakai lagi. Setelah mendapatkan persetujuan barulah bagian gudang melakukan pencatatan/transaksi out pada kartu barangnya. Begitu juga oleh bagian pengendalian biaya.

Barang-barang yang rusak ini dihitung jumlahnya kemudian dilaporkan ke bagian akunting untuk dilakukan pengurangan atas barang persediaan di gudang (pada laporan Accounting Department bulan yang bersangkutan

The Dedari Hotel & Spa.
      Ubud, Bali – Indonesia

WRITE OFF ITEMS

TO: COST CONTROL                                                                                                                                        DATE: 05/01/2005

CODE Item	I T E M		UNIT Item		QTY	UNIT Price	AMOUNT		REMARK
1	Maizena Honic		Pck		4	3.500.00	14.000.00		Tidak bisa dipakai
2	Chedar Cheese		Kg		1	45.000.00	45.000.00		Jamuran
3	Carnation Cream		Pck		3	13.500.00	13.500.00		Packing bocor
	Total =						72.500.00
	To: CC
Tolong dikeluarkan dari masing-masing kartu makanan tersebut diatas, karena barangnya sudah rusak dimakan tikus dan sudah jamuran sejak beberapa minggu lalu, agar tidak diikutsertakan dalam inventor bulan ini. Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya.
	TOTAL =

FOODS
BEVERAGE
MAT & SUPPLIES
OTHERS
TOTAL =

PREPARED BY:

AKNOWLEDGE & APPROVED BY:

Storekeeper                             Store Manager                         Accounting Manager

Dari hasil inventori pada tiap-tiap hari bulan ,maka akan diketahui pula nilai seluruh pemakaian barang-barang persediaan yang di simpan di gudang pada bulan yang bersangkutan . jumlah semua bahan /barang  persediaan yang terpakai dalam sebulan itu, dikalkulasi dan selanjutnya dibuat laporan bulanan oleh bagian pengendalian biaya yaitu berupa : laporan pemakaian bahan pokok makanan , laporan pemakaian bahan pokok minuman dan laporan pemakaian bahan-bahan materials dan supplies , baik yang merupakan bahan penunjang penjualan maupun yang merupakan biaya langsung (expense) pada operational masing-masing departemen.

2. Penerimaan barang (receiving )

           Pada saat rekanan (supplier) dating ke hotel membawa barang  pesanan pihak hotel ,maka staf bagian pengendalian biaya dan staf bagian pembelian harus ikut langsung ke area atau tempat penerimaan barang ( receiving) untuk memastikan apakah jumlah yang di pesan , dan apakah harga yang tercantum pada nota pembelian sudah sesuai dengan jumlah dan harga yang tertera pada purchase requisition (PR)  atau pada purchase order(PO)

Jika terdapat kesalahan atau kekeliruan maka staf bagian pengendalian biaya punyya wewenang untuk pada saat itu juga melakukan perbaikan-perbaikan yang dianggap perlu. Perbaikian-perbaikan yang dilakukan oleh staf bagian pengendalian biaya tersebut harus dipertanggung jawabkan oeleh staf yang bertugas dengan cara ikut menandatangani nota pembeliaan dari rekanan yang dating saat itu.

Bentuk kerja sama yang lain terlihat pada saat hotel kedatangan suppier tak diundang , yang dikenal dengan istilah “walk in supplier “, maka reaksi staff bagian penerimaan barang (receiving clerk) harus tanggap dan segera menghubungi executive cheff , staf bagian pemblian dan staf bagian pengendalian biaya untuk bersma-sama  melakukan pengecekan dan melakukan tawar menawar harga (bargaining) dari bahan makanan yang dibawa supplier tadi, tentunya setelah di cek terlebih dahulu.

Walk in supplier yang sering dan biasanya dating menawarkan barang –barang adalah pedagang-pedagang ikan laut atau hasil budi daya  laut lainnya seperti : ikan kerapu, tenggiri(mackerel) ,lobster , kepiting(crab) ,shrimp,prawn , red snaper, dan lain sebagainya. Apabila harga dari ikan / hasil laut yang di tawarkan itu sudah di sepakati oleh ketiga bagian atau departemen diatas , dan juga telah mendapat persetujuan dari financial controller, baru kemudian dilakukan pembelian bahan makanan tadi .

Pembelian biasa nya dalam jumlah cukup besar yaitu untuk persedian jangka panjang. Karena bahan makanan seperti ini bisa disimpan dalam ruang pendingin (freezer atau deep freezer ) yang bersuhu antara minimal 10 derajat selsius sampai dengan minus 30 derajat selsius , sampai berbulan –bulan bahkan bisa mencapai satu tahun lamanya.

3. Pembeliaan ( purchasing )

Bentuk kerjasama dengan bagian pengendalian biaya dengan bagian pembelian sudah dimulai  sejak purchase requisition di buat oleh bagian gudang dan yang dibuat oleh departemen lain. Sebelum purchase requisition di proses menjadi purchase order, bagian pengendalian biaya sudah melakukan pengecekan dan melakukan control terhadap harga-harga penawaran dari beberapa rekanan sesuai dengan yang tertulis pada formulir purchase requisition , yang dibuat oleh staf bagian pembeliaan . Harga-harga tersebut di seleksi dan di cek terlebih dahulu kebenarannya , dengan jalan membandingkan dengan daftar harga yang telah didapat dari tiga atau lebih rekanan sebelumnya.

Harga –harga yang telah di sepakati oleh para rekanan tersebut sudah melalui proses survey yang cukup matang di pasar-pasar tradisional yang dilakukan secara periodik oleh staf bagian pembelian , bersma –sama dengan staf bagian pengendalian biaya  dan staf dari bagian dpur.

Dengan jalan kerja sama seperti ini maka fungsi control dari bagian pengendalian biaya akan akan dapat berjalan lebih lancer dan efektif.

4. Dapur (kitchen product )

Kerja sama dengan bagian dapur (kitchen ) , terutama dengan kepala atau pimpinananya yaitu executive cheff sangat  erat dan berlangsung setiap hari , yang berhubungan dengan pembuatan cost food harian atau yang lebih di kenal dengan : daily food cost.

Bentuk kerjasama yang lain antara bagian pengendalian biaya dengan bagian dapur adalah melasanakan kegiatan market survey kepasar –pasar tradisional untuk mencari harga baku /harga pasar dari bahan makanan seperti sayur mayor , ikan laut dan hasil laut lainnya , harga berbagai macam daging dan harga rempah-reempah segar, yang akan di pakai sebagai patokan harga dalam membuat kontrak kerja dengan beberapa supplier ,sesuai dengan kualitas standar yang di tetap kan dan di berlakukan di hotel