Minggu, 30 Desember 2018

BAB 6 - METODE INVENTORI


1.      Pengertian
Inventori atau Inventarisasi didalam sebuah hotel disebut dengan beberapa istilah yaitu Inventori, stock taking dan stock opname. Pengertiannya semua sama yaitu suatu kegiatan mencatat jumlah atau saldo bahan/barang persediaan yang disimpan didalam gudang. Kegiatan ini dilakukan setiap akhir bulan secara periodik dengan tujuan untuk mengetahui nilai dari saldo barang barang persediaan barang, sehingga diketahui pula jumlah pemakaian barang selama satu periode berjalan.

2.      Cara atau Metode Inventori
Menurut Albert, yang ditulis dalam bukunya yang berjudul: Food & Beverage Controls, untuk melakukan kontrol atau pengecekan terhadap persediaan barang baik makanan maupun minuman adalah dengan melakukan inventori secara rutin atau periodikal. Ada 3 cara dalam melaksanakan inventori, yaitu dengan :
2.1.Metode pisik (physical method)
2.2.Metode periodik (perpetual method)
2.3.Metode spesial (special method)

2.1  Metode Pisik
Metode phisik atau physical inventory adalah inventori yang dilakukan hanya dengan jalan menghitung kenyataan phisik dari sisa barang persediaan di gudang setiap akhir bulan atau periode. Dengan metode ini akan diketahui berapa barang yang terpakai dalam satu bulan. Caranya dengan menghitung berapa jumlah barang yang masuk ke gudang (dibeli) sejak awal bulan, kemudian dikurangkan dengan hasil inventori phisik (kenyataan yang ada) pada akhir bulan yang bersangkutan, maka hasil/nilai yang diperoleh itu adalah barang yang sudah terpakai (cost of goods consummed) pada bulan yang bersangkutan atau periode berjalan tersebut.
Cara atau metode ini lebih menitikberatkan pada pembelian barang yang masuk digudang dan sisa akhir (phisik) dari pada barang barangnya. Dibandingkan dengan melihat catatan atau transaksi pengeluaran barang tersebut dari gudang.


Contoh :
Diketahui saldo barang di gudang awal bulan Januari 2005 adalah sebesar 15.000.000 dan diketahui pula pemasukan (pembelian) barang persediaan selama bulan Januari 2005, sesuai dengan laporan penerimaan barang (Daily Receiving Report) sebesar 12.000.000 dan setelah dilakukan inventori pisik pada akhir bulan Januari 2005 didapatkan nilai saldo akhir persediaan barang sebesar 14.000.000 maka dapat dihitung pemakaian bahan untuk bulan Januari 2005 adalah
Rumus :
(saldo awal + pembelian – saldo akhir = jumlah barang yang terpakai)  Jadi 15.000.000 + 12.000.000 – 14.000.000 = 13.000.000 .


2.2 Metode Periodik           
            Metode atau cara inventori seperti ini disebut juga dengan metode “continues” dimana dengan cara seperti ini setiap terjadi transaksi pembelian dan transaksi pengeluaran barang dari gudang, selalu tercatat. Satu set/bendel catatan transaksi dipegang dan dipertanggung jawabkan oleh salah satu staf bagian pengendalian biaya berupa “bincards” disimpan dengan baik pada gudang. Dengan metode ini, saldo masing-masing barang dapat diketahui setiap saat, sehingga pada saat itu pula nilai inventaris akan segera diketahui.
            Nilai dari barang yang masuk ke gudang dan keluar dari gudang akan segera diketahui walaupun tanpa melihat kenyataan phisik dari barang yang bersangkutan, karena metode ini menitikberatkan pada pencatatan transaksi saja tanpa mempedulikan jumlah pisik barangnya.

2.3 Metode Khusus
            Metode ini perlu dilakukan sebagai “spot check” yaitu cara pengecekan ditempat/gudang secara mendadak. Cara inventori seperti ini dilakukan dengan tindakan spontanitas, yaitu mencocokan catatan atau transaksi pada masing-masing kartu barang saldo akhir dibagian pengendalian biaya (cardex), dengan saldo akhir di kartu barang yang ada dibagian gudang (bincard) kemudian baru dihitung jumlah atau kenyataan (phisik) barangnya. Inventori semacam ini perlu juga dilakukan secara periodik, disamping untuk mengetahui kebenaran pencatatan oleh staf bagian gudang dan pencatatan oleh staf bagian pengendalian biaya, juga untuk mengecek kebenaran saldo barang persediaan (per-stock) yang seharusnya, dari masing-masing item.
Dibawah ini contoh cara inventori dengan menggunakan metode perpetual dan metode phisycal:

            Diketahui saldo akhir bulan, dari salah satu jenis barang persediaan, misalkan Beras Bali No. 1, pada kartu barang (cardex) dibagian pengendalian biaya menunjukkan saldo/sisa sebanyak 120 kg, dan saldo akhir yang tercatat pada kartu barang dibagian gudang (bincard) menunjukkan pula saldo/sisa sebanyak 120 kg. Dan setelah dipastikan bahwa saldo akhir pada cardex dengan saldo akhir pada bincard menunjukkan angka sama, barulah kemudian dilanjutkan dengan menghitung kenyataan phisik atau jumlah nyata dari beras Bali tersebut.
           
            Apabila kenyataan saldo/sisa phisik barangnya adalah sebanyak 120kg,ini berarti transaksi keluar masuknya beras yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya dan bagian gudang, selama satu bulan adalah benar. Akan tetapi sisa phisik/kenyataan barangnya tidak sesuai dengan catatan pada cardex maupun bincard (misalnya kenyataan sisa barangnya hanya sebanyak 100kg), dan setelah dilakukan pengecekan terhadap catatan atau transaksi requisition sejak awal bulan sampai dengan akhir bulan, ternyata pada kedua barang tetap menunjukkan saldo/sisa sebanyak 100 kg, maka itu berarti bahwa transaksi keluar masuknya beras yang dilakukan petugas gudang adalah salah, artinya gudang telah kehilangan (shortage) beras, sebanyak 20kg.
            Jumlah barang yang masuk kegudang sejak awal sampaii dengan akhir bulan, merupakan jumlah pembelian barang yang disimpan digudang (stock items). Sedangkan jumlah barang yang keluar sejak awal bulan sampai dengan akhir bulan yang bersangkutan merupakan pengeluaran atau pemakaian barang (goods consummed) yang diproses/diolah oleh bagian dapur, untuk kemudian dijual kepada pelangganatau tamu di restoran. Pengendalian biaya untuk dicari hasil food cost percentage nya, dengan patokan antara 30 sampai dengan 40%.
            Sisa persediaan barang pada akhir bulan/periode berjalan akan merupakan saldo awal (opening inventory) pada bulan berikutnya sehingga pada saat dilakukan invetori, baik digudang maupun disetiap outlets harus dilakukan dengan secermat-cermatnya. Jika terjadi kesalahan dalam menghitung, menimbang, dan mencatat semua transaksi keluar/masuk barang-barang persediaan tersebut, akan sangat fatal akibatnya untuk bulanyang bersangkutan maupun untuk bulan-bulan berikutnya, karena kesalahan itu akan terus berpengaruh terhadap jumlah atau nilai dari barang persediaan di gudang secara akumulasi yang sering disebut dengan iastilah: total to date.
(Contoh Formulir inventory sheet dan saldo akhir pada cardex serta saldo akhir pada bincard)
The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.

Inventory Sheet
Location:
Date :
NO
ITEMS
QTY
UNIT PRICE
TOTAL
REMARK




















































































Cost Control Inventory Sheet Form
Inventory By :
Cost Control



The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.
CARDEX
ITEM : Beras No.1
CODE : FD010
DATE
DESCRIPTION
UNIT PRICE
TRANSACTION
BALANCE
DATE
DESCRIPTION
UNIT PRICE
TRANSACTION
BALANCE
IN
OUT
IN
OUT












31/01/2000
Inventori
3.000


50






01-Jan
Req. Kit 0123


10
40






03-Jan
Req. Kit 0128


10
30






08-Jan
Req. Kit 0131


10
20






15-Jan
DRR.011
3.583
100

120





































































BIN-CARD
ITEM :
Beras No. 1
MIN.  :
20
MAX. :
200
CARD NO : FD. 010
DATE
DESCRIPTION
TRANSACTION
BALANCE
IN
OUT





31/01/2005
Inventori


50
01-Jan
Req. Kit 0123

10
40
03-Jan
Req. Kit 0128

10
30
08-Jan
Req. Kit 0131

10
20
15-Jan
DRR.011
100

120









































3.      Kekurangan dan Kelebihan Barang (Short/over items)
Kekurangan dan kelebihan barang (short/over) persediaan barang digudang akan diketahui setelah inventori pada akhir bulan selesai dilaksanakan, oleh staf bagian pengendalian biaya dan oleh staf bagian gudang sendiri. Apabila terjadi “short/over” setelah inventori akhir bulan, maka bagian pengendalian biaya akan membuat sebuah laporan yang ditujukan kepada Manager Akunting. Laporan itu disebut dengan Short/over Report sebagai proses verbal/tindak lanjut atas kelalaian petugas gudang dalam merawat dan menyimpan barang milik perusahaan.

Contoh kasus :
            Setelah selesai dilakukan inventori pada akhir bulan Januari 2005 didapatkan beberapa barang yang short atau over. Adapun barang-barang yang short/over tersebut adalah :
1.      Beras Bali No. 1, kode barang FD 010, harga satuan Rp. 3.750/kg, short sebanyak 20 kg.
2.      Kecap Manis ABC, kode barang FD 021, harga satuan Rp. 7.500/btl, short sebanyak 2 botol.
3.      Kecap Asin ABC, kode barang FD 023. Harga satuan Rp. 7.000/btl, short sebanyak 1 botol.

Apabila petugas gudang (storekeeper) tidak bisa lagi memberikan kejelasan, kenapa sampai terjadi short/over pada barang-barang persediaan tersebut, maka petugas bagian pengendalian biaya segera buat laporan “short/over” kepada Manajer Akunting yang bentuknya sebagai berikut.

The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.
SHORT/OVER REPORT
Month of : Januari 2005
Item Cotie
Desciption
Unit
Qty
Unit Price
Total
Remark







FD. 010
Beras No.1
kg
20
3.583
71.660

FD. 021
Kecap Manis
btl
2
7.500
15.000

FD. 023
Kecap Asin
btl
1
7.000
7.000











T O T A L =



93.660








Explanation :







Laporan ini dibuat karena petugas gudang tidak punya alasan kenapaterjadi shaortage.
Mohon kepada bagian payroll untuk memotong gaji yang bersangkutan, dicicil 2 kali.







Prepared by :
Aknowledge by :
Cost Controller.
Store Manager.
      Perlu diperhatikan bahwa inventori setiap akhir bylan sangat penting dan sebaiknya dilaksanakan secara kontinyu. Untuk menghindari gangguan pada saat dilaksanakan inventori dari departemen lain, maka pihak gudang bekerja sama dengan bagian pengendalian biaya membuat sebuah pengumuman yang ditujukan kepada seluruh departemen, yang isinya memberitahukan bahwa: pada akhir bulan dan pada taggal yang telah ditentukan, akan dilaksanakan inventori di area gudang dan disetiap outlets.
            Hasil dari inventori bulanan akan dicatat kedalam sebuah buku ynag sering diistilahkan dengan buku biru (Storeroom Inventory Book) yang memuat keterangan tentang : Nama barang (articles), jumlah barang (quantity), harga satuan barang (unit price), dan total nilai barang dari hasil inventory (amount). Kemudian dari total nilai ini akan dijumlahkan secara keseluruhan untuk mendapatkan nilai harga pokok makanan yang dipakai dalam satu bulan untuk kemudian dicocokkan dengan hasil penjualan dalam bulan yang sama dan dihitung dalam persentase. 


Tidak ada komentar:

Posting Komentar