1.
Pengertian
Inventori
atau Inventarisasi didalam sebuah hotel disebut dengan beberapa istilah yaitu Inventori, stock taking dan stock opname. Pengertiannya semua sama
yaitu suatu kegiatan mencatat jumlah atau saldo bahan/barang persediaan yang
disimpan didalam gudang. Kegiatan ini
dilakukan setiap akhir bulan secara periodik dengan tujuan untuk mengetahui
nilai dari saldo barang barang persediaan barang, sehingga diketahui pula
jumlah pemakaian barang selama satu periode berjalan.
2.
Cara
atau Metode Inventori
Menurut Albert, yang
ditulis dalam bukunya yang berjudul: Food
& Beverage Controls, untuk melakukan kontrol atau pengecekan terhadap
persediaan barang baik makanan maupun minuman adalah dengan melakukan inventori
secara rutin atau periodikal. Ada 3 cara dalam melaksanakan inventori, yaitu
dengan :
2.1.Metode
pisik (physical method)
2.2.Metode
periodik (perpetual method)
2.3.Metode
spesial (special method)
2.1 Metode Pisik
Metode
phisik atau physical inventory adalah
inventori yang dilakukan hanya dengan jalan menghitung kenyataan phisik dari
sisa barang persediaan di gudang setiap akhir bulan atau periode. Dengan metode
ini akan diketahui berapa barang yang terpakai dalam satu bulan. Caranya dengan
menghitung berapa jumlah barang yang masuk ke gudang (dibeli) sejak awal bulan,
kemudian dikurangkan dengan hasil inventori phisik (kenyataan yang ada) pada
akhir bulan yang bersangkutan, maka hasil/nilai yang diperoleh itu adalah
barang yang sudah terpakai (cost of goods
consummed) pada bulan yang bersangkutan atau periode berjalan tersebut.
Cara
atau metode ini lebih menitikberatkan pada pembelian barang yang masuk digudang dan sisa akhir (phisik) dari pada barang barangnya. Dibandingkan dengan
melihat catatan atau transaksi pengeluaran barang tersebut dari gudang.
Contoh :
Diketahui
saldo barang di gudang awal bulan Januari 2005 adalah sebesar 15.000.000 dan
diketahui pula pemasukan (pembelian) barang persediaan selama bulan Januari
2005, sesuai dengan laporan penerimaan barang (Daily Receiving Report) sebesar 12.000.000 dan setelah dilakukan
inventori pisik pada akhir bulan Januari 2005 didapatkan nilai saldo akhir
persediaan barang sebesar 14.000.000 maka dapat dihitung pemakaian bahan untuk
bulan Januari 2005 adalah
Rumus :
(saldo
awal + pembelian – saldo akhir = jumlah barang yang terpakai) Jadi 15.000.000 + 12.000.000 – 14.000.000 =
13.000.000 .
2.2
Metode Periodik
Metode
atau cara inventori seperti ini disebut juga dengan metode “continues” dimana dengan cara seperti ini setiap terjadi transaksi
pembelian dan transaksi pengeluaran barang dari gudang, selalu tercatat. Satu
set/bendel catatan transaksi dipegang dan dipertanggung jawabkan oleh salah
satu staf bagian pengendalian biaya berupa “bincards”
disimpan dengan baik pada gudang. Dengan metode ini, saldo masing-masing barang
dapat diketahui setiap saat, sehingga pada saat itu pula nilai inventaris akan
segera diketahui.
Nilai
dari barang yang masuk ke gudang dan keluar dari gudang akan segera diketahui
walaupun tanpa melihat kenyataan phisik dari barang yang bersangkutan, karena
metode ini menitikberatkan pada pencatatan transaksi saja tanpa mempedulikan
jumlah pisik barangnya.
2.3
Metode Khusus
Metode
ini perlu dilakukan sebagai “spot check” yaitu
cara pengecekan ditempat/gudang secara mendadak. Cara inventori seperti ini
dilakukan dengan tindakan spontanitas, yaitu mencocokan catatan atau transaksi
pada masing-masing kartu barang saldo akhir dibagian pengendalian biaya (cardex), dengan saldo akhir di kartu barang
yang ada dibagian gudang (bincard) kemudian
baru dihitung jumlah atau kenyataan (phisik)
barangnya. Inventori semacam ini perlu juga dilakukan secara periodik,
disamping untuk mengetahui kebenaran pencatatan oleh staf bagian gudang dan
pencatatan oleh staf bagian pengendalian biaya, juga untuk mengecek kebenaran
saldo barang persediaan (per-stock) yang
seharusnya, dari masing-masing item.
Dibawah ini contoh cara inventori
dengan menggunakan metode perpetual dan
metode phisycal:
Diketahui
saldo akhir bulan, dari salah satu jenis barang persediaan, misalkan Beras Bali
No. 1, pada kartu barang (cardex)
dibagian pengendalian biaya menunjukkan saldo/sisa sebanyak 120 kg, dan saldo
akhir yang tercatat pada kartu barang dibagian gudang (bincard) menunjukkan pula saldo/sisa sebanyak 120 kg. Dan setelah
dipastikan bahwa saldo akhir pada cardex dengan
saldo akhir pada bincard menunjukkan
angka sama, barulah kemudian dilanjutkan dengan menghitung kenyataan phisik
atau jumlah nyata dari beras Bali tersebut.
Apabila kenyataan saldo/sisa phisik
barangnya adalah sebanyak 120kg,ini berarti transaksi keluar masuknya beras
yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya dan bagian gudang, selama satu
bulan adalah benar. Akan tetapi sisa
phisik/kenyataan barangnya tidak sesuai dengan catatan pada cardex maupun bincard (misalnya kenyataan sisa barangnya hanya sebanyak 100kg),
dan setelah dilakukan pengecekan terhadap catatan atau transaksi requisition
sejak awal bulan sampai dengan akhir bulan, ternyata pada kedua barang tetap
menunjukkan saldo/sisa sebanyak 100 kg, maka itu berarti bahwa transaksi keluar
masuknya beras yang dilakukan petugas gudang adalah salah, artinya gudang telah kehilangan (shortage) beras,
sebanyak 20kg.
Jumlah barang yang masuk kegudang
sejak awal sampaii dengan akhir bulan, merupakan jumlah pembelian barang yang
disimpan digudang (stock items).
Sedangkan jumlah barang yang keluar sejak awal bulan sampai dengan akhir bulan
yang bersangkutan merupakan pengeluaran atau pemakaian barang (goods consummed) yang diproses/diolah
oleh bagian dapur, untuk kemudian dijual kepada pelangganatau tamu di restoran.
Pengendalian biaya untuk dicari hasil food
cost percentage nya, dengan patokan antara 30 sampai dengan 40%.
Sisa persediaan barang pada akhir
bulan/periode berjalan akan merupakan saldo awal (opening inventory) pada bulan berikutnya sehingga pada saat
dilakukan invetori, baik digudang maupun disetiap outlets harus dilakukan dengan secermat-cermatnya. Jika terjadi
kesalahan dalam menghitung, menimbang, dan mencatat semua transaksi
keluar/masuk barang-barang persediaan tersebut, akan sangat fatal akibatnya
untuk bulanyang bersangkutan maupun untuk bulan-bulan berikutnya, karena
kesalahan itu akan terus berpengaruh terhadap jumlah atau nilai dari barang
persediaan di gudang secara akumulasi yang sering disebut dengan iastilah: total to date.
(Contoh
Formulir inventory sheet dan saldo
akhir pada cardex serta saldo akhir
pada bincard)
The Dedari Hotel & Spa.
Ubud, Bali Indonesia.
Inventory Sheet
|
||||||
Location:
|
Date :
|
|||||
NO
|
ITEMS
|
QTY
|
UNIT PRICE
|
TOTAL
|
REMARK
|
|
Cost Control Inventory Sheet Form
|
||||||
Inventory By :
|
||||||
Cost Control
|
The Dedari Hotel & Spa.
|
|||||||||||
Ubud, Bali Indonesia.
|
|||||||||||
CARDEX
|
|||||||||||
ITEM : Beras No.1
|
CODE : FD010
|
||||||||||
DATE
|
DESCRIPTION
|
UNIT PRICE
|
TRANSACTION
|
BALANCE
|
DATE
|
DESCRIPTION
|
UNIT PRICE
|
TRANSACTION
|
BALANCE
|
||
IN
|
OUT
|
IN
|
OUT
|
||||||||
31/01/2000
|
Inventori
|
3.000
|
50
|
||||||||
01-Jan
|
Req. Kit 0123
|
10
|
40
|
||||||||
03-Jan
|
Req. Kit 0128
|
10
|
30
|
||||||||
08-Jan
|
Req. Kit 0131
|
10
|
20
|
||||||||
15-Jan
|
DRR.011
|
3.583
|
100
|
120
|
|||||||
BIN-CARD
|
||||
ITEM :
|
Beras No. 1
|
|||
MIN.
:
|
20
|
|||
MAX. :
|
200
|
CARD NO : FD. 010
|
||
DATE
|
DESCRIPTION
|
TRANSACTION
|
BALANCE
|
|
IN
|
OUT
|
|||
31/01/2005
|
Inventori
|
50
|
||
01-Jan
|
Req. Kit 0123
|
10
|
40
|
|
03-Jan
|
Req. Kit 0128
|
10
|
30
|
|
08-Jan
|
Req. Kit 0131
|
10
|
20
|
|
15-Jan
|
DRR.011
|
100
|
120
|
|
3.
Kekurangan
dan Kelebihan Barang (Short/over items)
Kekurangan
dan kelebihan barang (short/over) persediaan
barang digudang akan diketahui setelah inventori pada akhir bulan selesai
dilaksanakan, oleh staf bagian pengendalian biaya dan oleh staf bagian gudang
sendiri. Apabila terjadi “short/over” setelah inventori akhir
bulan, maka bagian pengendalian biaya akan membuat sebuah laporan yang
ditujukan kepada Manager Akunting. Laporan itu disebut dengan Short/over Report
sebagai proses verbal/tindak lanjut atas kelalaian petugas gudang dalam merawat
dan menyimpan barang milik perusahaan.
Contoh
kasus :
Setelah
selesai dilakukan inventori pada akhir bulan Januari 2005 didapatkan beberapa
barang yang short atau over. Adapun barang-barang yang short/over tersebut adalah :
1. Beras
Bali No. 1, kode barang FD 010, harga satuan Rp. 3.750/kg, short sebanyak 20 kg.
2. Kecap
Manis ABC, kode barang FD 021, harga satuan Rp. 7.500/btl, short sebanyak 2 botol.
3. Kecap
Asin ABC, kode barang FD 023. Harga satuan Rp. 7.000/btl, short sebanyak 1 botol.
Apabila
petugas gudang (storekeeper) tidak
bisa lagi memberikan kejelasan, kenapa sampai terjadi short/over pada
barang-barang persediaan tersebut, maka petugas bagian pengendalian biaya
segera buat laporan “short/over”
kepada Manajer Akunting yang bentuknya sebagai berikut.
The Dedari Hotel & Spa.
|
|||||||
Ubud, Bali Indonesia.
|
|||||||
SHORT/OVER REPORT
|
|||||||
Month of : Januari
2005
|
|||||||
Item Cotie
|
Desciption
|
Unit
|
Qty
|
Unit Price
|
Total
|
Remark
|
|
FD. 010
|
Beras No.1
|
kg
|
20
|
3.583
|
71.660
|
||
FD. 021
|
Kecap Manis
|
btl
|
2
|
7.500
|
15.000
|
||
FD. 023
|
Kecap Asin
|
btl
|
1
|
7.000
|
7.000
|
||
T O T A L =
|
93.660
|
||||||
Explanation :
|
|||||||
Laporan ini dibuat karena petugas gudang
tidak punya alasan kenapaterjadi shaortage.
|
|||||||
Mohon kepada bagian payroll untuk
memotong gaji yang bersangkutan, dicicil 2 kali.
|
|||||||
Prepared by :
|
Aknowledge by :
|
||||||
Cost Controller.
|
Store Manager.
|
Perlu diperhatikan bahwa inventori setiap
akhir bylan sangat penting dan sebaiknya dilaksanakan secara kontinyu. Untuk
menghindari gangguan pada saat dilaksanakan inventori dari departemen lain,
maka pihak gudang bekerja sama dengan bagian pengendalian biaya membuat sebuah
pengumuman yang ditujukan kepada seluruh departemen, yang isinya memberitahukan
bahwa: pada akhir bulan dan pada taggal yang telah ditentukan, akan
dilaksanakan inventori di area gudang dan disetiap outlets.
Hasil dari inventori bulanan akan
dicatat kedalam sebuah buku ynag sering diistilahkan dengan buku biru (Storeroom Inventory Book) yang memuat
keterangan tentang : Nama barang (articles),
jumlah barang (quantity), harga
satuan barang (unit price), dan total
nilai barang dari hasil inventory (amount).
Kemudian dari total nilai ini akan dijumlahkan secara keseluruhan untuk
mendapatkan nilai harga pokok makanan yang dipakai dalam satu bulan untuk
kemudian dicocokkan dengan hasil penjualan dalam bulan yang sama dan dihitung
dalam persentase.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar